Przez ostatni rok wykasowałem więcej narzędzi, niż wdrożyłem.
Nie dlatego, że były złe. Dlatego, że przestałem je otwierać.
Trzy miejsca na te same informacje
Najgorzej pamiętam moment, w którym policzyłem, że mam trzy miejsca na te same informacje. Jedno, bo tak zacząłem. Drugie, bo ktoś polecił coś lepszego. Trzecie, bo to lepsze nie miało jednej funkcji, więc dołożyłem obok.
Żadnego nie porzuciłem świadomie. Po prostu przestałem zaglądać do dwóch i przez kolejne miesiące płaciłem za wszystkie trzy.
Tak to zwykle wygląda. Nikt nie podejmuje decyzji „od dziś będę miał trzy systemy”. Każdy krok z osobna jest rozsądny, bo coś nowego rozwiązuje konkretny kłopot. Bałagan powstaje z sumy rozsądnych decyzji, których nikt potem nie przegląda.
Koszt, którego nie widać w zestawieniu
To jest ten koszt, którego nie widać w żadnym zestawieniu. Abonament to najmniejsza część rachunku. Większą płacisz głową, bo zanim cokolwiek sprawdzisz, musisz najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie „gdzie to jest”.
To pytanie wraca przy każdym telefonie od klienta, przy każdej ofercie, przy każdym „a jak się umówiliśmy”. Pojedynczo zajmuje chwilę. Pomnożone przez cały dzień i cały zespół zabiera czas, którego nikt nie wpisuje w koszty.
Kasowanie to też robota
Mirek Burnejko powiedział ostatnio rzecz, która mnie zatrzymała. Że w swoim systemie spędza masę czasu na kasowaniu. Nie na dokładaniu. Na kasowaniu.
Siedzę w tym od roku i myślę, że to najbardziej niedoceniana robota w całej zabawie z narzędziami. Dokładanie jest przyjemne, bo wygląda jak postęp. Kasowanie wygląda jak cofanie się, a jest jedyną rzeczą, która robi miejsce.
U klientów to samo, tylko w większej skali
U klientów widzę to samo, tylko w większej skali. CRM, którego nikt nie otwiera. Arkusz, który dubluje CRM. Notatnik handlowca, który dubluje arkusz. Każde z osobna ma sens, razem tworzą trzy wersje prawdy i żadna nie jest aktualna.
W firmie ten problem boli mocniej niż u jednej osoby. Handlowiec patrzy do notatnika, szef do arkusza, a CRM stoi nieotwierany. Każdy ma swoją wersję i każdy jest pewny, że to jego jest właściwa. Kolejne narzędzie tego nie rozwiąże, bo doda czwarte miejsce do sprawdzania.
Trzy pytania na kwadrans
Robię teraz przegląd raz na jakiś czas, w sobotę rano przy kawie. Zapisz sobie te trzy pytania i przejdź je u siebie, zajmuje kwadrans:
- czego nie otworzyłem przez ostatni miesiąc
- co robi to samo, co coś innego, co już mam
- co zostawiam dlatego, że za to zapłaciłem, nie dlatego, że używam
Trzecie pytanie jest najtrudniejsze, bo nie dotyka logiki, tylko wstydu. Nikt nie lubi przyznać, że wydał pieniądze na coś, czego nie używa. Więc trzyma dalej i płaci co miesiąc za poczucie, że jednak nie zmarnował.
Te same pytania możesz zadać w firmie. Wtedy obejmują też arkusze, listy w notatnikach i każde miejsce, w którym ktoś trzyma swoją kopię danych o klientach.
Skasuj jedną rzecz, nie wszystkie
Jak przejdziesz te trzy pytania, wyjdzie Ci lista rzeczy do skasowania. Skasuj z niej jedną. Nie wszystkie, jedną. Za tydzień zobaczysz, czy czegoś brakuje.
Ten krok ma sens właśnie dlatego, że jest mały. Jedna rzecz skasowana i sprawdzona po tygodniu daje pewność, że porządek nie odbiera niczego ważnego. Dopiero z tą pewnością łatwiej skasować kolejną.
Porządek rzadko polega na dołożeniu czegoś nowego. Zwykle polega na tym, żeby czegoś nie było.
Co z tego zapamiętać
Bałagan w narzędziach rośnie z sumy rozsądnych decyzji, których nikt potem nie przegląda.
Największy koszt to nie abonament, tylko pytanie „gdzie to jest”, które wraca przy każdej sprawie.
Raz na jakiś czas zadaj sobie trzy pytania: czego nie otwierałem przez miesiąc, co się dubluje, co trzymam tylko dlatego, że zapłaciłem. Potem skasuj jedną rzecz i sprawdź po tygodniu, czy czegoś brakuje.
Chcesz sprawdzić, ile takiego chaosu siedzi w samej sprzedaży Twojej firmy? Zrób Test Chaosu Sprzedażowego: salrios.com/test-chaosu
