Przez ostatni rok wykasowałem więcej narzędzi, niż wdrożyłem.
Nie dlatego, że były złe. Dlatego, że przestałem je otwierać.
Skąd się bierze za dużo narzędzi w firmie?
Z kolejnych kroków, z których każdy osobno wygląda rozsądnie. Najgorzej pamiętam moment, w którym policzyłem, że mam trzy miejsca na te same informacje. Jedno, bo tak zacząłem. Drugie, bo ktoś polecił coś lepszego. Trzecie, bo to lepsze nie miało jednej funkcji, więc dołożyłem obok.
Żadnego nie porzuciłem świadomie. Po prostu przestałem zaglądać do dwóch i przez kolejne miesiące płaciłem za wszystkie trzy.
Tak to zwykle wygląda. Nikt nie podejmuje decyzji „od dziś będę miał trzy systemy”. Każdy krok z osobna jest rozsądny, bo coś nowego rozwiązuje konkretny kłopot. Bałagan powstaje z sumy rozsądnych decyzji, których nikt potem nie przegląda.
Ile naprawdę kosztuje za dużo narzędzi?
Najwięcej kosztuje to, czego nie widać w żadnym zestawieniu. Abonament to najmniejsza część rachunku. Większą płacisz głową, bo zanim cokolwiek sprawdzisz, musisz najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie „gdzie to jest”.
To pytanie wraca przy każdym telefonie od klienta, przy każdej ofercie, przy każdym „a jak się umówiliśmy”. Pojedynczo zajmuje chwilę. Pomnożone przez cały dzień i cały zespół zabiera czas, którego nikt nie wpisuje w koszty. Jak policzyć taki koszt w sprzedaży, pokazuję w tekście Ile kosztuje chaos w Twojej sprzedaży?.
Czy kasowanie narzędzi to strata czasu?
Nie, to robota, która robi miejsce. Mirek Burnejko powiedział ostatnio rzecz, która mnie zatrzymała. Że w swoim systemie spędza masę czasu na kasowaniu. Nie na dokładaniu. Na kasowaniu.
Siedzę w tym od roku i myślę, że to najbardziej niedoceniana robota w całej zabawie z narzędziami. Dokładanie jest przyjemne, bo wygląda jak postęp. Kasowanie wygląda jak cofanie się, a jest jedyną rzeczą, która robi miejsce.
Jak wygląda bałagan w narzędziach w firmie?
U klientów widzę to samo, tylko w większej skali. CRM, którego nikt nie otwiera. Arkusz, który dubluje CRM. Notatnik handlowca, który dubluje arkusz. Każde z osobna ma sens, razem tworzą trzy wersje prawdy i żadna nie jest aktualna.
W firmie ten problem boli mocniej niż u jednej osoby. Handlowiec patrzy do notatnika, szef do arkusza, a CRM stoi nieotwierany. Każdy ma swoją wersję i każdy jest pewny, że to jego jest właściwa. Kolejne narzędzie tego nie rozwiąże, bo doda czwarte miejsce do sprawdzania. Więcej o jednym miejscu na dane o klientach piszę w tekście Najpierw jedno źródło prawdy o kliencie, potem AI.
Jakie trzy pytania zrobią porządek w narzędziach?
Te, które zadaję sobie przy przeglądzie raz na jakiś czas, w sobotę rano przy kawie. Zapisz je i przejdź u siebie, zajmuje kwadrans:
- czego nie otworzyłem przez ostatni miesiąc
- co robi to samo, co coś innego, co już mam
- co zostawiam dlatego, że za to zapłaciłem, nie dlatego, że używam
Trzecie pytanie jest najtrudniejsze, bo nie dotyka logiki, tylko wstydu. Nikt nie lubi przyznać, że wydał pieniądze na coś, czego nie używa. Więc trzyma dalej i płaci co miesiąc za poczucie, że jednak nie zmarnował.
Te same pytania możesz zadać w firmie. Wtedy obejmują też arkusze, listy w notatnikach i każde miejsce, w którym ktoś trzyma swoją kopię danych o klientach.
Ile narzędzi skasować na początek?
Jedno. Jak przejdziesz te trzy pytania, wyjdzie Ci lista rzeczy do skasowania. Skasuj z niej jedną. Nie wszystkie, jedną. Za tydzień zobaczysz, czy czegoś brakuje.
Ten krok ma sens właśnie dlatego, że jest mały. Jedna rzecz skasowana i sprawdzona po tygodniu daje pewność, że porządek nie odbiera niczego ważnego. Dopiero z tą pewnością łatwiej skasować kolejną.
Porządek rzadko polega na dołożeniu czegoś nowego. Zwykle polega na tym, żeby czegoś nie było.
Co z tego zapamiętać?
Bałagan w narzędziach rośnie z sumy rozsądnych decyzji, których nikt potem nie przegląda.
Największy koszt to nie abonament, tylko pytanie „gdzie to jest”, które wraca przy każdej sprawie.
Raz na jakiś czas zadaj sobie trzy pytania: czego nie otwierałem przez miesiąc, co się dubluje, co trzymam tylko dlatego, że zapłaciłem. Potem skasuj jedną rzecz i sprawdź po tygodniu, czy czegoś brakuje.
Najczęstsze pytania
Skąd w firmie bierze się za dużo narzędzi?
Z sumy rozsądnych decyzji, których nikt potem nie przegląda. Każdy krok z osobna ma sens, bo coś nowego rozwiązuje konkretny kłopot. Nikt nie podejmuje decyzji, że od dziś będzie miał trzy systemy.
Czy największym kosztem nadmiaru narzędzi jest abonament?
Nie, abonament to najmniejsza część rachunku. Większą płacisz głową, bo przy każdej sprawie najpierw musisz odpowiedzieć sobie na pytanie „gdzie to jest”.
Czy dołożenie kolejnego narzędzia rozwiąże bałagan?
Nie, bo doda czwarte miejsce do sprawdzania. Gdy CRM, arkusz i notatnik handlowca dublują się nawzajem, powstają trzy wersje prawdy i żadna nie jest aktualna.
Jakie pytania zadać, żeby zrobić porządek w narzędziach?
Czego nie otworzyłem przez ostatni miesiąc, co robi to samo, co coś innego, co już mam, oraz co zostawiam dlatego, że za to zapłaciłem, nie dlatego, że używam. Przejście tych pytań zajmuje kwadrans.
Ile rzeczy skasować za pierwszym razem?
Jedną, nie wszystkie. Za tydzień zobaczysz, czy czegoś brakuje. Dopiero z tą pewnością łatwiej skasować kolejną.
Chcesz sprawdzić, ile takiego chaosu siedzi w samej sprzedaży Twojej firmy? Zrób Test Chaosu Sprzedażowego: salrios.com/test-chaosu
